Enige tijd geleden heb ik het beheer op mij genomen van een muziekbibliotheek. Bij deze muziekbibliotheek behoort een adressenbestand van mensen die periodiek op de hoogte worden gesteld van de laatste aanwinsten van de bibliotheek. Recentelijk heb ik dit adressenbestand ontvangen en moest toen ontdekken dat dit bestand in Excel 97 is opgebouwd. Ik vind dit helemaal niet handig en zou liever dit bestand willen omzetten in Access 97. Ik weet echter niet hoe dat moet, en mijn vraag is nu kunt u mij helpen. Ik heb een aantal studieboeken (voor beginners) maar daar kan ik het niet in vinden. Ik neem aan dat het oplossen van het probleem meer op de weg van de gevorderden thuishoort.

Om te beginnen is er het boek(je) van Microsoft uitgegeven door Academic service en dat heet 'Quick Cursus Access 97 ISBN 90 395 1040 7 en dat geeft een leuk basis inzicht. Dan is het ook mogelijk om een van de voorgeprogrameerde wizards te gebruiken waarmee je dan een database kan maken. Om al iets te kunnen doen met het Excel bestand is het mogelijk om dat in Acces te importeren zodat het in Access buikbaar is of het te koppelen zoals dat genoemd wordt. In het kort wil ik proberen dat hier uit te leggen. Open Access - Klik dan aan 'Op basis van een lege database' - Het programma komt dan met een bestandsnaam bijv. db1 - druk op 'Maken' - er komt nu een lege database op het scherm zonder tabellen. - Druk nu op 'Bestand' - 'Externe gegevens ophalen' - 'Koppelen'. Je kan daar ook voor 'Importeren' kiezen maar dat kan je niet meer met Excel en met Acces aan hetzelfde bestand werken. Als het Excel bestand verder niet meer nodig is kan hiervoor gekozen worden omdat dat een paar voordelen heeft boven koppelen. - Goed, nadat op Koppelen of Importeren gedrukt is moet je een bestands naam opgeven. Omdat het hier om een Excel bestand gaat moet het bestands type veranderd worden in 'Excel 97', dan moet het juiste bestand gezocht worden en aangeklikt. Als het goed is komen er nog een aantal vragen en hopenlijk is het mogelijk om de boveste rij als veldnamen te kiezen want dan is dit bruikbaar. - Als dit allemaal goed verlopen is komt de melding dat het betreffende bestand is gekoppeld of geimporteerd. - Hierna is het zichtbaar bij de tabellen en is te openen en te veranderen. Om het geheel op een leuke manier beschikbaar te krijgen is het nodig om wat formulieren te maken. - Het beste kan je eerst bedenken wat en hoe je de gegevens wil zien en hoe je ze opvraagd en behandelt met een Query of zo. - De voorbeeld database die je met een wizard kan maken zou een goeie inleiding kunnen zijn. Dit is zover hopenlijk bruikbaar.